شرح ماده 6 قانون تجارت ایران

ماده ۶ قانون تجارت :" هر تاجری به استثنای کسبه‌ی جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظام‌نامه قائم‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد داشته باشد: ۱- دفتر روزنامه ۲- دفتر کل ۳- دفتر دارایی ۴- دفتر کپیه" 

ماده 6 قانون تجارت ایران به تجار (به استثنای کسبه‌ی جزء) الزام می‌کند که دفاتر خاصی را نگهداری کنند. این دفاتر به منظور ثبت و ضبط فعالیت‌های تجاری و مالی و همچنین شفافیت در امور مالی و تجاری ضروری هستند. در این مقاله، به بررسی هر یک از این دفاتر می‌پردازیم، مثال‌هایی از کاربرد آن‌ها ارائه می‌دهیم و وضعیت فعلی آن‌ها (فیزیکی یا سیستمی) را بررسی خواهیم کرد.

1. دفتر روزنامه : 

تعریف: دفتر روزنامه به عنوان اولین دفتر ثبت معاملات و فعالیت‌های تجاری استفاده می‌شود. در این دفتر، تمامی درآمدها و هزینه‌ها به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند.

مثال‌ کاربردی برای دفتر روزنامه: 

1. ثبت فروش کالا به مشتری به مبلغ 10 میلیون تومان.
2. ثبت خرید مواد اولیه به مبلغ 5 میلیون تومان.
3. ثبت پرداخت حقوق کارکنان به مبلغ 3 میلیون تومان.
4. ثبت هزینه‌های اجاره دفتر به مبلغ 2 میلیون تومان.
5. ثبت درآمد حاصل از خدمات مشاوره به مبلغ 7 میلیون تومان.
6. ثبت خرید تجهیزات اداری به مبلغ 4 میلیون تومان.
7. ثبت پرداخت مالیات بر درآمد به مبلغ 1 میلیون تومان.
8. ثبت درآمد حاصل از فروش اینترنتی به مبلغ 6 میلیون تومان.
9. ثبت هزینه‌های تبلیغات به مبلغ 500 هزار تومان.
10. ثبت فروش لوازم جانبی به مبلغ 2 میلیون تومان.

وضعیت: امروزه بسیاری از دفاتر روزنامه به صورت سیستماتیک و الکترونیکی نگهداری می‌شوند. نرم‌افزارهای مختلفی مانند همکاران سیستم، سپیدار سیستم، و حسابداری نوین برای این منظور استفاده می‌شوند.

2. دفتر کل : 

تعریف: دفتر کل، دفتری است که در آن تمامی حساب‌ها به تفکیک ثبت می‌شوند و به نوعی می‌توان آن را جمع‌بندی دفاتر روزنامه دانست.

مثال‌ کاربردی برای دفتر کل :

1. ثبت حساب مشتریان و مانده بدهی آن‌ها.
2. ثبت حساب تأمین‌کنندگان و مانده طلب آن‌ها.
3. ثبت حساب نقدی و مانده موجودی نقدی.
4. ثبت حساب بانک و مانده موجودی بانک.
5. ثبت حساب هزینه‌های اداری و مانده آن.
6. ثبت حساب درآمدهای عملیاتی و مانده آن.
7. ثبت حساب دارایی‌های ثابت و استهلاک آن‌ها.
8. ثبت حساب مالیات و مانده آن.
9. ثبت حساب سرمایه‌گذاران و سهم آن‌ها.
10. ثبت حساب هزینه‌های غیرعملیاتی و مانده آن.

وضعیت: دفتر کل نیز به طور فزاینده‌ای به صورت سیستماتیک و الکترونیکی نگهداری می‌شود. نرم‌افزارهایی مانند حسابداری سپیدار، نرم‌افزار حسابداری نوین و نرم‌افزار حسابداری پارمیس برای این منظور به کار می‌روند.

 3. دفتر دارایی :

تعریف: دفتر دارایی به منظور ثبت دارایی‌ها و اموال تجاری استفاده می‌شود. این دفتر اطلاعات مربوط به دارایی‌های ثابت و جاری را شامل می‌شود.

مثال‌ کاربردی برای دفتر دارایی: 

1. ثبت ساختمان اداری به ارزش 200 میلیون تومان.
2. ثبت ماشین‌آلات به ارزش 100 میلیون تومان.
3. ثبت موجودی کالا به ارزش 50 میلیون تومان.
4. ثبت حساب‌های دریافتنی به ارزش 30 میلیون تومان.
5. ثبت تجهیزات اداری به ارزش 20 میلیون تومان.
6. ثبت زمین‌های تجاری به ارزش 500 میلیون تومان.
7. ثبت دارایی‌های نامشهود مانند برند به ارزش 10 میلیون تومان.
8. ثبت سرمایه‌گذاری در سهام شرکت‌های دیگر به ارزش 40 میلیون تومان.
9. ثبت حساب‌های پرداختنی به ارزش 15 میلیون تومان.
10. ثبت تجهیزات فناوری اطلاعات به ارزش 25 میلیون تومان.

وضعیت: دفتر دارایی نیز به صورت الکترونیکی در نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی نگهداری می‌شود. نرم‌افزارهای مانند همکاران سیستم، رایان سیستم و نرم‌افزار حسابداری دشت برای این منظور استفاده می‌شود.

 4. دفتر کپیه :

تعریف: دفتر کپیه به منظور ثبت کپی نامه‌ها و اسناد تجاری استفاده می‌شود و به نوعی به عنوان مرجع مستندات تجاری عمل می‌کند.

مثال‌ کاربردی برای دفتر کپیه : 

1. ثبت کپی قرارداد فروش با مشتری.
2. ثبت کپی فاکتورهای فروش.
3. ثبت کپی نامه‌های اداری به تأمین‌کنندگان.
4. ثبت کپی گواهی‌نامه‌های مالیاتی.
5. ثبت کپی صورت‌حساب‌های بانکی.
6. ثبت کپی مدارک استخدامی کارکنان.
7. ثبت کپی قراردادهای اجاره.
8. ثبت کپی گزارش‌های مالی.
9. ثبت کپی نامه‌های رسمی به سازمان‌های دولتی.
10. ثبت کپی اسناد مالیاتی.

وضعیت: دفتر کپیه نیز به طور فزاینده‌ای به صورت دیجیتال و آنلاین نگهداری می‌شود و بسیاری از کسب‌وکارها به استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد روی آورده‌اند. نرم‌افزارهایی مانند SharePoint، Google Drive و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد برای این منظور به کار می‌روند.

جمع‌بندی :

ماده 6 قانون تجارت ایران به تجار الزام می‌کند که دفاتر خاصی را نگهداری کنند. با پیشرفت تکنولوژی و دیجیتالی شدن بسیاری از فرآیندها، اکثر این دفاتر به صورت سیستمی و الکترونیکی نگهداری می‌شوند. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی، نگهداری و دسترسی به اطلاعات مالی را تسهیل کرده و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که به راحتی از اطلاعات مالی خود بهره‌برداری کنند. این تحولات به شفافیت بیشتر و مدیریت بهینه مالی کمک شایانی کرده است.